承認・決裁機能だけじゃない、ワークフローシステム見直しガイドブック

　社内文書の申請・承認や稟議（りんぎ）を電子化するワークフローシステム。承認や決裁の流れを効率化するだけでなく、業務プロセスの最適化を支えるさまざまな機能を搭載している。しかし、ある調査によると、65.2％の企業が承認・決裁機能のみの活用にとどまっているという。また、運用担当者の81.1％が「導入後の運用負荷が想定を上回った」と回答しており、“導入はしたが本来の価値を引き出せていない”という実態が浮き彫りになった。

　その背景にあるのが、「柔軟性の欠如」「運用負荷の増大」「業務プロセスの不一致」の3つの壁だ。そもそもシステム自体に柔軟性がなければ、自社の業務プロセスに合わせた設定ができない。また、たとえベンダーに作業を依頼しても一時的な解決にしかならない。

　本資料では、ワークフローシステムの活用を阻む壁を確認しながら、解決策として「業務プロセスデザイン」の3ステップを紹介する。ワークフローシステムが本来持つ6つの機能領域について解説する他、100％活用企業の事例も紹介しているので、「限定活用」から「全面活用」への変革ロードマップとして参考にしてほしい。