郵送コスト100％削減、大手前学園の事例に学ぶ安全で効率的なファイル共有

　大手前学園ではICT活用によるDXを推進しており、2027年度の情報学部（仮称）開設を見据えたインフラ再整備を進めている。さらなる業務効率化と教育の質の向上を目指し、プラットフォームをMicrosoft 365へと一本化したが、標準機能だけでは解決しづらい課題が浮き彫りになっていた。

　同学園ではセキュリティを最優先し、外部共有機能を制限していた。しかし、「大容量の動画を送付したい」「機密性のある研究データをやりとりしたい」といったニーズが急増。セキュリティリスクを抑えつつ、利便性を損なわない仕組みの提供を進める必要が出てきた。

　そこで、セキュリティポリシーを維持しつつ、「安全なデータの出口」を確保できるファイル共有ツールを導入。採用の決め手となったのは、少ないライセンス数から購入可能という柔軟なライセンス体系だったという。スモールスタートが可能な点も運用方針と合致した。導入後は、約120人の非常勤講師に郵送していた書類をURL共有に置き換えたことで、郵送費を100％削減でき、封入・発送・返信管理に要していた工数も劇的に削減された。本資料では同学園の事例を基に、同ツールについて紹介する。