デジタル文書管理の進め方：課題整理と運用最適化のポイント

　紙文書のデジタル化が進む中で、PDFをはじめとするデジタル文書を管理することの重要性が高まっている。セキュリティリスクの軽減に加えて、コンプライアンスの強化やデジタルアクセシビリティの向上など、対応すべき課題は多岐にわたる。

　近年導入が進んでいる電子サインを例にすると、関連する法律は国によって異なる他、業界標準も絶えず変化していることから、データの保護だけでなく最新の基準や法律に対応できる仕組みづくりが不可欠となる。システムの脆弱性や意図的なデータ侵害への備えと同時に、コンプライアンス対策も進めていく必要があるということだ。

　ただし、これらの対応に多大な時間を費やすと、付加価値の高い業務を圧迫しかねない。自動化ツールなどを取り入れながら、効率的な運用体制を整えていくことが大切だ。本資料では、デジタル文書管理の課題を整理し、セキュリティリスクの軽減、コンプライアンスの強化、アクセシビリティの向上を実現する方法を紹介する。