「作って終わり」にならないために、マニュアル運用を成功させる3つのポイント

　業務品質の標準化を目的とした業務マニュアルは、多店舗・多拠点展開を前提とする企業にとって有効なマネジメントツールとなる。一方で、作成に時間がかかり、更新の負担が大きい。さらに、言語の違いや情報へのアクセスの煩雑さなど、運用面での課題も多い。これらを放置すると、マニュアルの使用状況を把握しづらくなり、現場の実態に即した内容かどうかの判断が難しくなる。その結果、マニュアルが活用されなくなる恐れがある。

　マニュアルの運用を成功させるには、「作成が簡単」「閲覧が簡単」「使用状況把握が簡単」であることが重要となる。そこで注目されるのが、マニュアル作成・共有システムだ。スマートフォンやタブレットから利用でき、画像や動画を活用した分かりやすいマニュアルを容易に作成できる。

　導入に際しては大規模投資を避け、業務フローの棚卸や紙マニュアルのPDF化などから着手し、PoC（概念実証）を起点に全社展開する4フェーズモデルが推奨されている。本資料では、業務マニュアルの運用における課題を解説した上で、マニュアル作成・共有システムの特長について紹介する。