“属人化”はどう解消する？　4つのステップから実践のポイントまで解説

　中小企業の約4社に1社が、業務の属人化に課題を抱えているといわれている。属人化は、特定の従業員に業務が集中することで、業務の停滞や品質のばらつきにつながり、企業全体のパフォーマンスを低下させる。その背景には、「業務の標準化が行われていない」「情報共有が不足している」といった要因がある。この状況を解消するには、業務を誰でも実行できる形にしておくことが重要だ。

　そこで本資料では、属人化を解消するための4つのステップを解説する。まず業務分析を行い、依存している領域を洗い出す。次に業務フローを見直し、手順をシンプルに整理する。その上で業務の標準化とマニュアル化により再現性を確保し、最後に共有の仕組みを整えることにより、誰もが必要な情報にアクセスできる体制を構築できる。

　本資料では、これらを実践する際のポイントを解説するとともに、「目的と対象者の明確化」「画像や動画の活用」など“使われる業務マニュアル”を作成するための4つのポイントを紹介している。さらにマニュアル作成の工数を大幅に削減できるマニュアル作成システムについても紹介しているので、併せて参考にしてほしい。