文書管理の課題を解消、事例に学ぶオンラインストレージの導入効果と活用方法

　テレワークの普及やペーパーレス化の推進などを背景に、紙文書のデジタル化が進んでいる。これに伴い、さまざまな文書を一元管理できるオンラインストレージサービスを導入する企業が増加している。文書を社内で散在させずに一元化することで、管理の手間を軽減できるだけでなく、必要な情報を迅速に検索できるようになり、内部統制の強化にもつながるなど、多くのメリットが期待できるためだ。

　オンラインストレージの導入によって文書管理の課題を解決した、情報通信コンポーネンツの販売などを手掛ける企業もある。同社では、電子帳簿保存法への対応を契機として、文書管理の属人化や業務フローの不統一といった課題が顕在化していた。そこでオンラインストレージを導入し、電帳法対応をスムーズにするとともに、電子保存を取り入れた業務フローを確立。また、全文検索機能を活用することで、必要な情報を簡単に探し出せるようになり、業務の効率化も実現した。

　本資料では、オンラインストレージの活用によって文書管理の課題を解決した企業の事例を紹介する。文書管理に課題を抱えている企業は、ぜひ参考にしてほしい。