月間約5万枚の請求書をペーパーレス化、横浜冷凍に学ぶ文書管理のコスト削減術

　国内に80拠点を構え、冷蔵倉庫事業と食品販売事業を展開する横浜冷凍では、毎月約7万5000枚を超える請求書を発行していた。さらに倉庫業や通関業、食品販売業といった多岐にわたる事業においても、大量の帳票類を発行していたという。こうした帳票類のほぼ全てを、一元管理するために帳票基盤で出力していたが、文書管理については複数のツールが混在している状態だった。

　それにより現場では、「ログイン情報が煩雑化する」「必要な帳票がどのツールに保管されているのか分からない」といった問題が顕在化していた。さらに、請求書の印刷や郵送の作業が時間外労働などを発生させていたことから、業務負荷を軽減するためのペーパーレス化も急務だったという。そこで同社は、これらの課題を解消するために、文書管理ツールと電子取引ツールの導入を決断する。

　これにより、「請求書の約7割の電子化」「月間約5万枚の請求書のペーパーレス化」を達成し、コスト削減と環境負荷軽減に成功した。本資料では、同社の事例から、これらのツールの導入成果を紹介する。業務改善やSDGs対応を目指す企業は、ぜひ参考にしてほしい。

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