現場で使われないマニュアルと決別、活用されるために必要なコツとは

　生産性向上につながる業務マニュアルは重要な存在だ。実際、企業調査では、90％以上の組織がビジネスソフトを使ってマニュアルを作成していた。使い慣れたツールではあるが、活用されず「作って終わり」のマニュアルとなってしまうことも多い。

　実際に、ビジネスソフトで作成したマニュアルでは「フォーマットが統一されておらず見にくいため役に立たない」「新人目線で書かれておらず、結局誰かに聞いている」「記載内容が古く役に立たない」といった事態も多々生じている。きちんと活用されるマニュアルを作成するには、意識すべき幾つかのポイントがある。1つは画像・動画をベースにすること。プレゼンテーションにおいてテキストと言葉だけでは72時間後に10％しか記憶が残らない一方、写真・画像を加えると65％の人の記憶に残るという研究実験結果があるなど、視覚的イメージには大きな伝達力がある。

　本資料では、こうした「作って終わりにしない活用のための3つのコツ」を中心に、利用されるマニュアルへの改善策を紹介する。ISO認証などのために仕方なく作成したマニュアルをより実用的にする上でも参考となるだろう。