Lotus Notesの文書管理基盤のリプレース事例に見る、情報共有を合理化するコツ

　ある国内大手のハウスメーカーでは、全国約300箇所に展開している展示場と、本社との情報共有を目的にLotus Notesの掲示板機能を使用していた。しかし、情報共有をより合理化させるとともに、業務マニュアルや各種通知書面などの異なる種類の文書を、一元的に管理するための新たな基盤を必要としていた。

　その要件としては、「文書のタイプや属性を柔軟に設定／拡張できること」「親文書と添付ファイルなどの文書間の相関関係を維持しながら管理できること」などが挙げられる。例えば、後者は検索したときに添付ファイルに検索ワードが含まれていた場合、親文書を検索結果として表示するという機能などのことだ。

　同社はこれらの要件を満たす文書管理基盤を導入し、全国の展示場での情報発信共有の掲示板として利用するとともに、ドキュメント類の書庫として活用している。本資料では、同社の事例を紹介するとともに、この文書管理基盤の特徴を解説しているので、ぜひ参考にしてほしい。