非効率な検索作業を解消した、メーカーの文書管理システム刷新の取り組み

　グローバルで生産販売事業を展開しているあるメーカーでは、グループ共通で文書管理システムを利用していた。このシステムは比較的小さい単位のコンテナに文書を格納する仕組みだったため、企画、設計、生産、販売開始後のサービスなど、製品ライフサイクルのフェーズごとに別々のコンテナを作成するという運用をしていた。

　そのため、同一製品に関する文書であってもコンテナ間を横断する文書検索ができず、多数のコンテナを1つずつ検索しなければいけないといった課題を抱えていた。また、訴訟時や監査時などに求められるeディスカバリ対応として製品に関する文書を保全するといった別の観点からも、製品を基点とした横断的な文書管理が求められていた。

　そこで同社は、文書管理システムの刷新に踏み切った。刷新に際し重視したのは、既存システムからユーザビリティを大きく変えずに運用面での課題を解消できること、そして、将来のビジネス拡大を見据えた柔軟性を備えていることだったという。本資料では、システム刷新によって大量文書の検索を向上させた同社の取り組みを紹介する。