社外とのやりとりで活用したい共有メールアドレス、その有効性と運用上の注意点

　チームメンバー間の情報共有は、ノウハウの属人化防止や業務効率の向上などの観点から必要不可欠な取り組みだ。チャットをはじめとするコミュニケーションツールの導入が進んでいるが、社外とのやりとりにおいてはメールを利用している企業が多いのではないだろうか。

　その際に個人メールを使っていると、「担当者の不在時に対応できない」「他のメンバーが対応中であることに気付かず二重で返信してしまった」などの課題が発生する。対応遅れや対応漏れをなくすためにも、メンバー全員が確認・対応できる共有メールアドレスの活用が望ましいが、単に導入するだけでは「誰が対応すべきか分からない」「対応が終わったかどうかが分からない」という状況に陥ってしまう。そのため、管理方法やルールを適切に定めた上での運用が求められる。

　本資料では、共有メールの有効性と運用の注意点を解説するとともに、対応状況を見える化し、適切な管理・運用を実現する共有メール管理システムを紹介する。チーム間の情報共有をスムーズに行い、より早く確実な顧客対応につなげるためにも、ぜひ参考にしてほしい。