紙の電子化の「面倒」を一手に解消、ファイル名変更やフォルダ振り分けの自動化

　政府・各省庁がデジタルトランスフォーメーション（DX）を推進し、DX化に取り組む企業が増えている。しかしながら日本の帳票文化はまだ多くの企業に根付いており、紙の文書を使った業務が多いのが現状である。紙による運用は業務効率の向上を妨げる要因になる他、近年では電子帳簿保存法の改正など国の主導による電子化の動きも強まっており、文書（紙）の電子化はまさに喫緊の課題といえる。

　とはいえ、紙の文書をスキャンしてPDF化する仕組みを整えるだけでは意味がない。その後に必要となるファイルを整理する仕組みがなければ、かえって担当者の業務負荷を増大させることにもなる。そこで注目したいのが、紙の電子化に伴うファイル名変更／フォルダ振り分けを自動化する、サーバ型製品だ。

　これにより、スキャナーや複合機でスキャンしたデータや、メールなどで送られてきたOfficeファイルを容易にPDFに変換できるのはもちろん、ファイル情報を付加したQRコードを文書に張り付ければファイル整理の作業がなくなり、スキャン後の人的負荷を“ゼロ”にできるという。本資料で、その実力をぜひ確認してほしい。