部門横断型の文書管理を実現、ヤンマーパワーテクノロジーに学ぶ情報共有改革

　社内に蓄積されている情報を有効活用し、業務改善やサービス向上につなげていくには、各部門に散在する情報を一元管理し、素早くアクセスできる仕組みが不可欠だ。そこで今、多くの企業で「活文 ナレッジ共有ソリューション」の導入が進んでいる。

　「ヤンマーパワーテクノロジー」もそうした企業の1社だ。営業活動から開発、製造、現地工事やサービスに至るまで、工程ごとに最適化された業務システムで作成・管理する同社の文書は約40種類。上流工程で文書の改訂が完了しないとシステムに登録されず、後続工程の部門で閲覧できないこともあり、情報の共有に大きな課題を抱えていた。

　そこで、同社は、工程ごとの業務システムを越えた文書管理を実現するため、「活文 ナレッジ共有ソリューション」を導入。85万を超える文書を横断的に検索し、検索結果を案件と工程の2軸で一覧表示する進捗マトリクス画面で共有し、サービス対応のスピードを向上するなど、さまざまな成果を挙げているという。本資料では、同社の取り組みをさらに詳しく見ていく。