年末調整のペーパーレス化はどう進める？　先行企業に学ぶシステム導入の秘訣

　2020年度分から電子化が可能になった年末調整だが、紙ベースで行っているという企業もまだまだ多い。しかし、年末調整業務をペーパーレス化すれば、印刷／配布／回収の手間がなくなる他、書類消失リスクの軽減、従業員からの問い合わせの削減などのさまざまな効果が期待できるため、積極的にシステム化を検討したいところだ。

　しかし、システムを導入したものの、社内マニュアルの作成や従業員への周知が大変、使い方に関して従業員からの質問が多い、といった悩みに直面する企業も少なくないため、事前に運用体制を整備することが重要になる。マニュアル作成やフォーマット設定、従業員周知、テスト運用、調整などを含めると、最低でも運用開始までに4カ月は準備期間が必要だと認識しておいたほうがよいだろう。

　本資料では、年末調整のペーパーレス化を実現した企業を対象としたアンケートの回答を踏まえ、システム導入のメリットや理想的な導入スケジュールについて、詳しく解説する。導入後の運用イメージも紹介しているので、電子化のメリットを最大限に享受するためにも、ぜひ参考にしてほしい。