検索機能確保や改ざん防止措置の要件は？　電子保存義務への対応の要点を解説

　改正電子帳簿保存法で定められた、電子取引におけるデータ保存義務の宥恕期間が2023年末で終了することから、大急ぎで対応を進めている企業は多いだろう。しかし、電子データで受領した書類を単に保存すればよいというものではなく、検索機能確保や改ざん防止措置などの要件を満たす必要があることから、その対応に苦慮している企業も少なくない。

　例えば検索機能の確保で見ていくと、「取引年月日」その他の日付や「取引金額」、そして「取引先」を検索条件として設定できなければならない。電子保存に対応した会計システムがあればもちろん安心だが、システムを導入していない場合はExcelなどの表計算ソフトで一覧表を作成したり、取引年月日や金額、取引先名をファイル名に含めたりするなどの対応が必要となる。

　ただし、売上高5000万円以下の小規模事業者には例外規定が設けられているため、自社の方針を定める上でその内容も必ず頭に入れておきたい。本資料では、電子取引におけるデータ保存義務に対応するためのステップや運用方法について、さらに詳しく見ていく。