年末調整コストを年約280万円削減、事例で見る「申告のシステム化」の効果

　全国30カ所に拠点を構えるあるシステム開発会社では、年末調整業務において、申告書を印刷して全拠点に配布してから、部門・拠点ごとに書類を取りまとめてもらい、回収とチェック、給与システムへの入力という手順を実施していた。しかし、30拠点・800人分の年末調整を手作業で行うとなると、さまざまな課題が生じ、総務部に質問が殺到するだけでなく、部門・拠点によっては書類が集まらず、提出期限に間に合わないという事態が頻発していた。

　そこで同社は、業務の効率化を目指して年末調整業務のシステム化に踏み切った。システムの選定に当たって重視したのは、「総務部への質問を減らせること」「記入ミスがある場合は申告できない機能を備えていること」「提出状況を把握し、督促できること」の3つ。この要件を満たすシステムを導入した結果、申告書作成の手間は5分の1にまで軽減され、コストに至っては、申告書の印刷・配送費や臨時スタッフの雇用費用などで年間278万円の削減を実現した。
　
　導入2年目には、前年のデータが流用できることで、業務がさらに効率化されるなど、より大きな効果も現れているという。本資料では、同社の事例から年末調整業務効率化のヒントを探る。