決裁ワークフローを全面電子化、東京地下鉄は紙文化からどのように脱却した？

　紙文書やExcelベースの帳票による、稟議や各種申請業務の遅れが課題となっていた東京地下鉄。同社では10年以上にわたって文書の電子化に取り組んでいたが、各部門が申請業務を持ち、内部完結する運用フローが存在するといった“縦割り”の仕組みがネックとなり、全社レベルでの電子化を阻んでいた。

　また、申請者と上位職の両方が空いている時間がないと稟議が進められないなど、プロセスの非効率さも課題となっていた。そこで同社は、稟議や申請を最初から電子文書で回すため、「決裁ワークフローシステム」の導入を決定する。業務要件の適合率や価格面などの総合的な評価からある製品を選定し、まずはシステム化の対象を最も大きな改善効果が期待できる決裁業務に絞り込んだ。

　システムの導入後は、上位職へのiPad配布の効果もあり、決裁業務が大幅にスピードアップ。その他にも申請業務の効率化など多くの効果が生まれているが、スムーズに導入が進んだ背景には、マニュアル作成や操作説明会におけるベンダーの協力も大きかったという。本資料では同社の事例を基に、同ワークフローシステムの実力を詳しく紹介する。