出張コストも大幅削減、長崎県が離島の地理的ハンデも克服したテレビ会議活用法

　多拠点展開を行う企業・組織にとって、出張費などのコスト削減、拠点間のスムーズな情報共有を可能にするテレビ会議システムは不可欠の存在だ。壱岐や対馬など多くの離島を擁する長崎県も、テレビ会議システムの活用を推進する自治体の1つ。同県庁では庁舎移転に伴いテレビ会議システムを刷新し、研修会や県外の企業との会議などでフル活用、各地をつないだ“場の共有”を実現している。

　新システムの導入に当たり同庁が重視したのが、同時開催が可能なこと、庁外からの参加が可能なこと、PCからの参加が可能なことの3つ。さらにセキュリティ面やサポート面、安定性などの要件を基に入札を行い、あるテレビ会議システムを採用した。
　
　その結果、テレビ会議の開催件数は2.7倍、参加人数は3.1倍にまで増加。遠隔地とのスムーズなコミュニケーションを実現したのはもちろんのこと、出張に伴う移動時間やコストを大幅に削減するなど、着実な変革を遂げている。同庁の事例を基に、“使われるテレビ会議システム”を実現するための方法を紹介する。