契約書管理の課題を一掃、事例で学ぶ文書管理システムの効果的な活用法

　産業廃棄物の収集運搬から再資源化、最終処分までを一貫して提供し、総合環境企業への成長を目指すタケエイ。同社では、6つある営業部がそれぞれ独自に契約書を作成・管理していたことから、情報が共有されずにさまざまな課題が生じていた。
　
　その1つが、二重契約になってしまう危険性だ。例えば、ある営業部を通じて会社対会社の包括的な契約を締結している場合、他の営業部でもその契約が適用されるにもかかわらず、再度契約を結ぼうとして、既に契約済みであることを顧客に指摘される可能性もある。こういった課題を解消するため、同社は文書管理システムの導入を決断した。

　その結果、契約状況の把握が容易になり、二重契約のリスクや管理の手間を大幅に削減。加えて、契約書の作成から管理までをシステム上で行うことでペーパーレス化も実現したという。本資料では、文書管理システムの導入で大きな成果を上げた同社の事例を基に、その効果的な活用法を紹介する。