事例に学ぶ「文書管理システム」刷新術、営業活動を迅速化する秘訣とは？

　契約書を含む重要文書の管理において、登録システムと照会システムが分かれていたことが原因で、データの二重入力や文書管理台帳の重複が発生していた長瀬産業。時に文書の照会に1カ月かかることもあり、スピーディーなビジネスを展開するうえでのネックにもなっていた。そこで同社は文書管理システムの刷新を決断。文書管理のプロセスを見直すことで、業務の効率化と処理時間短縮による営業活動のスピードアップをめざした。
　
　新たな文書管理システムの選定に当たって同社が重視したのが、ワークフロー機能と検索性だ。その結果、文書の登録、審査・承認、押印、原本の預け入れまでの一連のプロセスがワークフローで一本化され、処理時間は3～4日に短縮。さらに、必要なタイミングで必要な情報を検索できるようになり、閲覧制限機能によってコンプライアンス面の課題もクリアできた。
　
　これらの機能を活用することで、二重登録や台帳の重複管理といった当初の課題を一気に解決し、業務の効率化を実現したという同社。その取り組みから、同社が採用した文書管理システムの実力と活用法を探る。