社内外の情報共有を変えるクラウドサービス

　日々の業務でやりとりする文書は、社内で管理するものから社外取引先と共有するものまで多岐にわたる。そうした文書の管理は煩雑になりがちで、最新版を確実に管理するにはどうしたらいいのか、社外取引先と安全に共有するにはどうしたらいいのか、やりとりの状況をどうやって把握するのか、といった課題を抱える企業は少なくない。

　そうした課題を解決する手段として注目されるのが、クラウド型文書管理／ワークフローサービスだ。インターネット上で、取引先に同じ環境を使ってもらい、文書をアップすることで簡単に共有でき、これまでのメールやりとりが不要に。文書登録後は自動通知するので、最新版もリアルタイムに共有できる。また柔軟にアクセス権が設定できるので、取引先同士での見えない設定や、社内文書は特定の部門のみで参照・登録するような設定をすることも可能だ。

　他にも作成・承認・保管・配信といった処理を組み合わせて柔軟にワークフローを作成できるので、文書完成までの進捗が把握できるのも魅力だ。本コンテンツでは、こうした文書管理／ワークフローサービスの6つの導入メリットについて、事例を交えながら詳しく紹介する。