紙文書の電子化に伴う3つの手間を解消、AIを活用した文書管理システム

　紙文書の電子化には、大量のスキャン処理だけでなくさまざまな手作業が必要になる。特に、キーワード（属性）の入力、文書仕分け、文書フォーマット変更による読み取り領域の改修作業といった3つの手間が、作業の煩雑化とコストの増大の要因になっている。

　これらの課題を解決する方法として有効なのが、AIの活用だ。これにより、電子化した文書に含まれるテキスト情報を解析し、属性など必要な項目を自動抽出できるため、人間の作業は抽出結果を確認するのみとなる。また文書仕分けで格納先フォルダを決定する際も、文書の内容を確認する手間が省ける。さらに、従来のOCRと異なり、AIが読み取り領域を学習するため、フォーマットが変更になった場合の改修作業の手間も省ける。

　本コンテンツでは、こうしたメリットを備えた文書管理システムの特長を、年間50万枚以上の紙文書からシステムへの入力を実施するという条件で、作業時間やコストを手作業の場合と比較しながら紹介している。保険業や運送業における業務でのツール活用事例も掲載しているので、ペーパーレス化を目指す企業の担当者はぜひ参考にしてほしい。