誤発送の許されない健康診断結果、佐賀県産業医学協会は自動化でリスクを解消

　デリケートな個人情報の取り扱いには細心の注意が求められる。佐賀県産業医学協会では、約8万通もの健康診断に関わる紙書類の発送業務が負担となっていた。膨大な量だけでなく、ミスを防ぐために何重ものチェック体制を敷く必要がある。さらに法改正により新たにストレスチェックに関連した発送業務が発生したことで、限界を迎えてしまった。

　そこで、同協会が求めたのが従来の手作業に代わって、出力した書類の仕分けから封入・封かんまでを自動化するソリューションだ。ただし、健康診断やストレスチェックといった異なる種類の書類の封入やサイズの異なる封筒に対応するほか、封入ミスや誤送付をチェックできる機能もあることが望ましい。

　その要件を満たした封入封かん機とはどのようなものなのか。自動化による効果とともに、本コンテンツで詳しく紹介する。この事例を参考に、発送業務における封入ミスや誤送付の排除に取り組んでほしい。