枚数の異なる300件もの明細書発送を1時間で――クリヤマに学ぶ発送業務の効率化

　文書の電子化が進む近年でも、請求書や明細書、納品書、ダイレクトメールなど紙の印刷物が重要なビジネスツールであることに変わりはない。しかし、100枚単位の帳票ともなれば、発送業務の工数は無視できないものとなり、紙折りや封入時のミスも避けがたいものとなる。

　ゴム・合成樹脂製品を手掛けるクリヤマも、毎月約300社の仕入先への支払予定明細書を送付する業務負担に悩んでいた。1社当たり最大数十枚になることもあるなど企業によって送付内容が大きく異なるため、手作業では対応が難しい。そこで同社が目を付けたのが、定形・定形外の混合封入に加え、送付先によって枚数の異なる封入にも対応できる封入封かん機だ。

　出力した帳票を仕分け、紙折り、封入、封かんまでのワークフローを自動化できたことで、300社への明細送付作業はわずか1時間で完了できるほどに効率化された。さらに導入製品は数十パターンのジョブ登録ができるため、幅広い部署での活用も検討しているという。大量の発送業務を抱える企業はぜひ参考としてもらいたい。