資料の管理・運用のペーパーレス化で年間2000万円の経費削減を目指した方法とは？

　「エネルギーと環境」の最先端企業を目指し、ビジネス展開する富士電機システムズ。中でも、火力発電設備や自然エネルギーの地熱発電などにより、同社は安全で安定した電力エネルギーの供給に貢献している。

　同社が発電設備全体を受注した場合、社内だけでも10以上の部門で業務が同時進行される。各部門の進捗に応じて各種図面が発行・改訂される。1件につき、A0×1枚のものからA4×200ページ以上に至るまで、多種多様な設計・工事図面が1000～1500件ほど発行され、改訂版を含めると総配布枚数は数万枚にも及ぶという。これらの図面は全て紙に印刷・配布されファイリングされていたため、海外顧客、海外現地を含む全関係配布先への発行と受領側の管理には、かなりの手間と費用が必要だった。

　この資料では、そうした課題を解決するために同社が実施した設計・工事図面の電子化プロジェクトに迫る。ただ単にPDF作成ツールの導入でコピー代を削減するだけでは意味がない。紙と同じ利便性を保ち、業務効率向上と印刷費削減によって「年間2000万円の経費削減も可能」だという、同社が選んだツールとは何だったのか？