使い慣れたExcelをそのまま使用。営業現場の効率を落とさず、バックオフィス業務を自動化できた仕組みとは

　ネットワークサービスメニューの増加、多様化を受けて、受注受付業務の自動化に乗り出したNTTコミュニケーションズ。かつてはバックオフィスへFAXで送付した申込書を担当者がチェックし、各サービスシステムに必要な情報を入力していた。この申込書をExcelで作成し、Excelファイルのままバックオフィスに送信するよう改善したのだが、データのチェック作業や、各サービスシステムへの転記作業は依然として残っていた。

　そこで今回、バックオフィス業務を自動化するオンラインシステム化を考えたのだが、営業スタッフはExcelを使った申込書作成に慣れ切っている。いたずらに新システムに変えてしまえば、申込書作成の効率が阻害されてしまうことは明らかだった。

　「やはりExcelを使えることはシステム要件としてゆずれない」――こう判断した同社はExcelを使いながらバックオフィス業務を自動化できるシステムの構築に乗り出した。受注データの入力フォーマットは1000種類以上にも及び、データチェックやフォーマット管理は煩雑を極める。営業の現場業務を一切変更することなくバックオフィス業務を自動化するために、同社ははたしてどのような仕組みを選択したのだろうか？