クラウド型ストレージと文書管理システム、その使い分け方とは？

　クラウド型ストレージの浸透に伴い、社内の文書管理やファイル共有の運用実態は多様化している。文書管理の利用実態や課題を調査した結果によると、「クラウド型ストレージのみ」「文書管理システムのみ」「両者を併用」の3つの利用形態のうち、「とても満足している」と回答した割合は、併用ユーザーが最も高いことが分かった。

　併用ユーザーの満足度が高い背景には、「社外とのファイル共有」「版管理・証跡管理」を目的別に使い分けている点が挙げられる。一方で、単一システムで運用を行っているユーザーでは、運用ルールの整備や、現場で無理なく継続できる運用への落とし込みといった課題が顕在化しており、適切な使い分けや既存システムとの連携が解決の鍵となることも見て取れる。

　本資料は、文書／ファイルの管理や共有における運用実態と課題をレポートとしてまとめたものだ。現状の課題を整理し、生成AIの活用を含めた情報活用の高度化やシステム運用の見直しに向けたヒントを解説しているので、自社の文書管理環境を見直す手掛かりとして、ぜひ役立ててほしい。