申請フォーム数を約4割削減、オプティムの事例に見るワークフロー刷新の成果

　「MDM（モバイルデバイス管理）事業」と「AI技術を活用したサービス事業」を展開するオプティム。同社が長年利用してきたオンプレミス版グループウェアの稟議機能は、柔軟な条件分岐やAPI連携が難しく、さらに差し戻しが先頭工程まで戻されるといった操作性の悪さも重なって、再申請や決裁に時間を要していた。

　さらに、リマインド不足により承認の漏れや遅延が頻発し、ガバナンス上のリスクも顕在化していたという。そこで同社は、Microsoft 365への移行を契機にモダンなクラウド型ワークフローを導入。複雑な条件分岐を1つのフォームに集約したことで、80近くあったフォームを約4割削減し、管理工数を大幅に低減した。

　また、モダンで直感的なUIへと刷新されたことで、操作方法に関する社員からの問い合わせはほぼゼロになり、定着もスムーズに進んだ。さらに、API連携が容易になったことで、申請不備や承認ミスが激減し、法対応の自動化などガバナンス強化を実現している。本資料では、同社の取り組みをもとに、ワークフロー刷新がもたらす業務プロセス改善のメリットを解説する。