複雑な組織構造で一度は頓挫した電子化、東京女子医科大はどう全学展開したか

　法人全体で約6000人が在籍する東京女子医科大学。同大学では、長らく紙に依存した申請運用が業務の複雑化を招いており、申請書の所在把握の難しさや承認の遅延が課題となっていた。現場からは電子化を求める声が多く寄せられていたものの、複雑な承認経路への対応が難しく、過去にはシステム導入が頓挫した経緯もあった。さらに、既存運用に合わせたカスタマイズによるコストの膨張も、全学展開を阻む大きな要因となっていた。

　これらの課題を解決するため、同大学は、それぞれの部署が自律的に申請フォームを作成・改善できる「市民開発型ワークフロー」の導入を推進した。部署ごとに管理権限を委譲できる構成を採用したことで、現場主導による約200種類の申請様式の電子化が進行。その結果、ペーパーレス化が段階的に拡大した。さらに、承認のリードタイムが短縮されるとともに、決裁スピードの向上や議論の活性化も実現している。

　独自の組織構造を持つ同法人が、いかにして全学規模の電子化と自律的な運用体制を両立させたのか。その具体的なプロセスについては、ぜひ本資料で確認してほしい。