失敗しないワークフローシステムの選び方、検討／情報収集のコツを解説

　昨今、テレワークの普及により、紙や口頭で行われていた稟議や経費精算などの申請／承認の業務をデジタル化する動きが加速している。しかし、いざワークフロー製品を検討する際、自社に最適な製品選びで戸惑うケースは少なくない。

　その要因の1つが、自社の現状を把握せずに「いきなり製品カタログを見てしまう」ことだ。まずは現在の業務フローを見える化し、どの業務を電子化したいのか、誰が使うのか、現状の困りごとは何かを明確にすることが製品選びのブレない軸となる。次のステップでは、洗い出した課題をもとに製品に求める機能や条件を具体化していく。

　その際、「絶対に譲れない条件」「あったらうれしい条件」に分けて整理することがコツだ。さらに、運用／サポート体制や予算感と照らし合わせて候補を絞り込んでいくことが重要だ。最終的に2～3社の候補を選び、無料トライアルで申請者／承認者それぞれの立場で使い勝手を体感することで、導入後のミスマッチを防ぐことができる。各ステップの詳細は、本資料で詳しく解説する。