正確に把握できない個人情報を検出、事例に学ぶ個人情報チェックツールの実力

　金融業者であるSBI FXトレードは、日頃から大量の個人情報を取り扱っている。同社では、個人情報を含むファイルは、ファイルサーバにある所定のフォルダに格納する運用となっていた。しかし、業務の中で誤って別フォルダに保存されてしまうケースや、従業員の端末内に個人情報が残ったままになるケースが発生していたという。

　3カ月に一度行う個人情報の棚卸しは、管理部門が手作業で実施していたものの、情報システム部門では棚卸し結果を裏付ける手段がなく、個人情報の所在を正確に把握しきれない状況が続いていた。このような課題を解消するため、同社は個人情報チェックツールの導入を決断。共有フォルダだけではなく、個人端末もスキャンできる点が導入の決め手になったという。

　導入後は、スキャンする前に、社員に端末やフォルダの整理を依頼し、その後に全社的なスキャンを実施する運用へ移行した。スキャンの結果を数値として可視化したことで社員の意識も向上し、社内に散在していた個人情報の検出数は、約3分の1にまで減少したという。本資料では、同社の取り組みを詳しく紹介する。