「メール誤送信」防止ツールの基礎知識：8つの代表的な機能と製品選定のコツ

　脱PPAPが叫ばれて久しいが、メールに起因した情報漏えいは今も数多く発生しており、特に誤送信による被害は後を絶たない。誤送信のリスクを解消するには、セキュリティポリシーの策定、従業員への注意喚起といった運用面の対策が考えられるが、それだけでは被害をゼロにするのは難しいため、ミスが起こってもカバーできる、専用ツールの導入も検討したいところだ。

　メール誤送信防止ツールには、送信メールの一時保留、フィルタリング、上司承認といった便利な機能が多数搭載されている。例えば、ToやCcに一定個数の外部アドレスがある場合は、Bccへの強制変換を行うヘッダ変換機能があれば、誤って一斉配信してしまうリスクを防げる。また伏せ字確認機能を使えば、予測変換で別のアドレスが入力されてそのまま送信することもなくなるだろう。

　ただし導入の際は、機能だけでなく柔軟性や使いやすさ、コストなども考慮し、自社に合った製品を選定する必要がある。本資料では、メール誤送信防止ツールの代表的な8つの機能や、製品選定のポイントを詳しく解説しているので、参考にしてほしい。