電子メールの誤送信防止を強化し運用を効率化、大増コンサルタンツの取り組み

　建設コンサルタント事業を展開する大増コンサルタンツでは、機密性の高い情報を取り扱う機会が多く、電子メールの誤送信防止を含めたセキュリティ対策が不可欠だった。同社は、オンプレミス環境からクラウド環境へメールシステムを移行した際、全社員がスマートフォンでメールアプリケーションを利用するようになったが、従来利用していた送信保留や宛先確認といった誤送信防止機能が使えなくなるという課題に直面した。

　そこで、クラウド環境に対応した誤送信防止サービスを採用。ベンダーの丁寧なサポートのもと導入はスムーズに完了し、手間のかからない運用によって担当者の負担は大きく軽減されたという。また本文のチェック機能を追加したことで、誤字や脱字を確認する習慣が定着し、メールの品質も向上した。

　さらに、受信側のサーバがTLS通信に対応しているかを自動で確認し、安全に添付ファイルを送信できる機能を活用することで、PPAP（パスワード付きZIPファイルとパスワードをメールで別送する手法）対策も実現している。本資料では、クラウド移行をきっかけに誤送信防止とセキュリティ強化を両立させた同社の取り組みを紹介する。