メール誤送信防止とPPAP問題を同時に解決、山脇学園が進めたセキュリティ強化策

　「豊かな教養と高い品格を身に付け、自ら行動する女性の育成」を建学の精神とする山脇学園では、教職員間のやりとりや外部とのやりとりに主にメールを使用していた。しかし、個人情報を含むメールの送信先に取引先のアドレスが混ざるというヒヤリハットが発生した。幸い大事には至らなかったものの、これをきっかけに誤送信防止への取り組みが始まった。

　一方で、PPAP（パスワード付きZIPファイルとパスワードをメールで別送する手法）に対する問題が指摘されて以降、官公庁を中心にZIP暗号化ファイルの受信を拒否するケースが増加した。このような背景もあり、同学園ではこれらの課題を解消するサービスの検討に至った。

　検討に当たっては、既存のメールホスティング環境で利用できることを前提に選定を進めた。決め手となったのは、使い勝手の良さとシェアの高さだ。PPAPでの送付を受け付けない取引先にもWebダウンロード形式で安全に送信できる他、送信後の添付ファイル削除やTLS確認機能により、官公庁とのやりとりも安全に行えるようになった。本資料では、山脇学園が誤送信対策とPPAP対策の両面でセキュリティを強化した事例を紹介する。