紙も電子も“探せない”、500人への調査で分かった文書管理の課題と改善策

　近年、テレワークの普及を背景に、紙文書のデジタル化が進んでいる。一方で、紙による運用を続ける企業も多く、紙と電子文書の併用により管理が複雑化しているケースも見受けられる。多くの企業が、文書管理に課題を抱えているのが実情だ。

　500人のビジネスパーソンを対象に文書管理に関する調査を行った結果、紙文書の管理における課題として、「探すのに時間がかかる」「捨てたいが判断できない」「キャビネットに文書があふれていて手が付けられない」といった点が上位に挙げられた。電子文書も同様に「探すのに時間がかかる」という課題があり、加えて「フォルダ体系やファイル名の規則がない」など、体系的な整理ができていないことが問題となっている企業が多いという実態が明らかとなった。

　文書管理に関する改善点としては「ペーパーレス化を推進させたい」が最も多く、次いで「増大する電子文書の管理を見直したい」といったにニーズが挙げられている。まずは紙文書のデジタル化を進め、次のステップとして電子文書の管理全体を見直すことが不可欠といえる。本資料では、同調査の結果をさらに詳しく見ていく。