契約書の期限管理と検索性を改善、Googleドライブに追加すべき“もう一手”とは

　契約書管理は、リスクマネジメントの観点から非常に重要な業務だ。契約書の原本紛失や情報漏えいのリスクを軽減するため、多くの企業が電子データとして保管している。しかし、検索性やセキュリティの課題に加え、契約書の期限や更新タイミングの管理が十分に行えていないなど、さまざまな課題が浮上している。

　契約書の保管先としてクラウドを利用するケースも増え、クラウド上でこうした課題を解決したいというニーズも増えている。中でも利用の多い「Googleドライブ」なら、機能拡張するアプリケーション型の契約書管理ツールが登場している。インストールするだけで契約書の管理項目の登録、関連ファイルのひも付け、保存ファイルのリストアップ、期限管理といった機能をGoogleドライブに追加・利用できるのが特徴だ。

　これにより、検索性の強化や契約書期限の通知などが可能となり、効率的な管理が実現できる。また、Google Workspaceのユーザーなら運用を大きく変更することなく、セキュリティ面やコスト面の課題を迅速にクリアできるメリットもある。本資料では、同ツールの機能や特徴をさらに詳しく見ていく。