「スキャナ保存」と「電子データ保存」で要件はどう違う？　ポイントを徹底解説

　電子帳簿保存法では、「帳簿や決算書類の電子保存」「電子取引情報の電子保存」「スキャナ保存による電子保存」の3つを定めている。このうち、「電子取引情報の電子保存」は2024年1月1日から義務化されるので、多くの企業がその対応を進めている。しかし中には、「スキャナ保存」と「電子データ保存」で要件がどう違うのか、理解しきれていない担当者もいるのではないだろうか。

　例えば、検索機能の確保に関する3つの要件についてはほぼ共通しているが、タイムスタンプの要件には違いがある点に注意する必要がある。原則として速やかに（おおむね7営業日以内に）、もしくは業務の処理にかかる通常の期間（最長で2カ月）＋速やかに（おおむね7営業日以内に）付与することが求められる点は同じであるものの、タイムスタンプが不要になる例外規定はそれぞれ異なっている。

　本資料では、「スキャナ保存」と「電子データ保存」の違いを整理しながら、宥恕期間の終了に向けたチェックポイントを解説する。各種要件を満たしたシステムも紹介しているので、ぜひ確認してほしい。