社外との共同作業を円滑に進める、コミュニケションツール活用の4つのポイント

　近年、多くの企業がコミュニケションツールを導入して、従業員の共同作業に役立てている。このコミュニケションツールを、社外との共同作業に使いたいと考えている企業も多いだろう。これを使えば、プロジェクトに関係するやりとりやデータ、アプリケーションを社内外の全ての関係者が可視化できるようになり、コミュニケションや役割分担が円滑に進められるようになるためだ。

　複数の企業間でコミュニケションツールを使う際には、いくつかの準備が必要となる。例えば、ゲストアカウントの発行だ。一般的なコミュニケションツールには、社外の関係者に向けたゲストアカウントの発行機能があるため、社外ユーザーが少数の場合は、これを使うことが望ましい。ゲストアカウントは、数が増えるほど手作業での管理が難しくなるため、ゲストアカウントが増加する場合は、放置アカウントを発生させない仕組み作りが求められる。

　本資料では、コミュニケションツールを社外との共同作業に活用する際に、検討すべき4つのポイントについて詳しく解説する。プロジェクトの推進に必要な企業間コミュニケションを円滑に進めるためにも、ぜひ参考にしてほしい。