情報共有の可視化でムダもミスも削減、3社の事例に学ぶグループウェア活用術

　担当者しか把握していない案件の情報を求めて、オフィス中を人づてに聞き歩く。社員のスキル向上のために情報を発信したいが、有効な手段がない――。IT化の遅れや社内風土などの理由で情報共有基盤が整備されておらず、こういった悩みを抱える企業は今も多い。しかし、情報共有を社員個人に委ねることは、認識の食い違いやスキルの属人化の原因になりかねない。

　こうした状況を解決するのが、クラウド型のグループウェアだ。スケジュール機能や連絡掲示用のインフォメーション、承認／申請ワークフロー、文書管理など多彩な機能を、1ユーザー当たり月額150円からという低価格で利用できる。ポータルへの情報一元化による部署や拠点を超えた業務の可視化や、メッセージ機能や回覧・レポート機能によるタイムリーな情報共有など、使い方次第でさまざまなメリットが得られる。

　本資料では、「攻めのIT化」によって業務効率化に成功したコンヴァノと、紙文化から脱却し経費削減まで実現した毎日新聞大阪開発、20歳から69歳の派遣スタッフとのナレッジ共有を改善したフォーラムジャパンの事例を基に、このグループウェアの特長を解説する。自社環境改善のヒントとして役立ててもらいたい。