段ボール200箱分の文書を2週間で37％減、事例に学ぶペーパーレス化＆働き方改革

　2020年にSDGsをベースとしたビジョンを掲げ、その一環として働き方改革に取り組む日本生活協同組合連合会。新型コロナウイルスの感染拡大に伴い、本部ビルのオフィス改革にも乗り出し、フリーアドレス化やリモートワーク拡充のためにペーパーレスプロジェクトを推進したが、オフィス工事のスケジュールに合わせて紙文書の削減とグループウェアの刷新を同時に進行しなければならないなど、対応に窮していた。

　この解決のために目を付けたのが、専用ロボットとAIを活用して紙文書を高速に電子化・分類するスキャニングサービスだ。紙文書を預けてから1～2週間程度で電子化され、AI-OCRによって文書属性を自動で抽出・設定。電子化された文書はクラウドサービスですぐに閲覧可能になり、さらにバッチ処理によってMicrosoft SharePointに負担なく移行できる点などが大きな魅力だった。

　導入後は段ボール200箱分の紙文書を2週間で電子化。廃棄した分も合わせて37％の削減を実現したという。導入に当たってペーパーレス化のポイントを的確にアドバイスしたベンダーのコンサルティング要素も含め、本資料ではその取り組みを詳しく紹介する。