大量の紙契約書を瞬時に検索可能に、大和リビングに学ぶ生産性向上の実現方法

　賃貸住宅の管理会社として、60万戸を超える管理件数を誇る大和リビングでは、それに比例する形で4100万枚超という膨大な数の各種契約書を保管している。かつては、社外の倉庫で段ボールに詰めた状態で保管しており、その数は約1万個に上った。そのため、原本が必要になった際の探索に1回で30分程度の時間がかかる他、誤った場所に書類を戻すケースや、紛失するケースなど、管理状況に重大なリスクを抱えていた。

　そこで同社が解決策として導入したのが、文書の電子化から検索、原本探索、物件単位での集約までワンストップで行うスキャニングサービスだ。同サービスは、カメラによる常時監視を行うなど、さまざまな紛失防止対策を備えており、万全なセキュリティ体制の中、効果的にスキャニングを行う。

　導入後は、約2000万枚の契約書がクラウド上で瞬時に見つかるようになったことに加え、PDF化のために預けている原本から必要な文書を探し出して送付してもらうことも可能なため、大幅な業務効率化を実現したという。今後は、物件単位で書類をまとめることで、より一層の負荷削減が期待されている。本資料では、同社の事例から、同サービスについて詳しく紹介する。