年間400件の問い合わせが半減、事例に見る“契約書管理サービス”の導入成果

　医療機器の専門商社として、循環器関連製品を中心にさまざまな製品を扱う「エム・イー」。同社では、長野県を中心に6都道府県の医療機関と取引があり、契約業務においては、各拠点で契約締結を行った後、本社で集約して管理するという体制を取っていた。

　しかし、本社で集約・管理することで、さまざまな課題が生じていたという。例えば、期限が近づいた契約の担当者に対して、事務管理部からメールを送って契約の更新／終了の確認をしていたが「返信がなく何度もリマインドしないといけない」という状態だった。また、各拠点で発生した契約書を本社に郵送して管理していたため、「各拠点ですぐに契約書を確認できない」などの問題も発生していた。

　こうした状況を解消すべく、同社はAIを活用した契約書管理サービスの導入を決断。その結果、契約書更新に関する担当者へのメール配信作業が激減した他、年間400件も発生していた各担当からの問い合わせが半減するなど、さまざまな成果を生み出している。本資料では、同社の取り組みを基に、同サービスの特徴や活用方法、導入効果を詳しく見ていく。