強固な文書管理基盤を構築してガバナンスを強化、日本M＆AセンターのBox活用術

　中堅・中小企業を対象としたM＆Aを仲介する日本M＆Aセンター。同社では、業務のデジタル化を進める中で、2021年に不正会計問題が発生し、事件後のトレースに甚大な労力を消費したことを契機に、ドキュメント管理部を新設。コンプライアンスやリスクマネジメントの強化、文書管理基盤の再構築などが必要となった。

　そこで導入されたのが、コンテンツ管理のクラウドサービス「Box」だ。容量不足や、PPAPによるセキュリティリスクなど、かねて課題となっていた点を解決できるのに加え、機密情報の漏えい防止が可能で、拡張性にも優れていることが魅力だった。導入後は、誰がいつ作成／ダウンロードしたのかといった履歴を、全てのユーザーが確認できるようになったことで相互抑制の効果が生まれ、不正を行わない風土の醸成につなげられている。

　また、ランサムウェア対策も強化できた他、外出先でもスマートフォンからファイルにアクセスできるようになるなど、多くの効果を実感しているという。同社のbox活用方法を、本資料で詳しく見ていこう。