「脱FAX」はなぜ必要？　使い続けるリスクと3つの代替手段

　ペーパーレス化を目的にさまざまな業務でデジタル化が進む中、いまだにFAXを社内に設置している企業は多い。確かに、FAXはIT知識不要で使えてミスも起きにくく、業務フローを現状維持できる上、手書きで記した内容をそのまま送信できるなど、多くのメリットをもたらす。しかし、この状況のままでは、情報伝達の漏れや情報漏えいが発生しやすくなり、多様な働き方の推進もままならなくなる。

　それでは、なぜFAXを廃止できないのか。その理由としてまず挙げられるのが、取引先や顧客がFAXを使用しているため、やりとりにFAXが必要となっていることだ。また、「教育コストがかかる」「新たな設備投資にメリットを感じられない」「業務の見直しに時間やコストをかけられない」といった声も聞かれる。

　本資料では、FAXを利用するメリットや廃止できない理由を明らかにした上で、FAXを使い続けるリスクについて解説する。併せて、FAXの代替手段を3つ取り上げ、それぞれのメリットを紹介するとともに、「脱FAX」に取り組む際のポイントについても解説する。