会議資料を一元管理して情報統制を徹底、ペーパーレス会議システムの有効性とは

　事務局を必要とする大きな会議では、会議資料の管理負荷が軽視できない課題となっている。資料の取りまとめや印刷・配布・回収などに手間がかかるだけでなく、リモート環境下の参加者には情報漏えい防止の観点から紙資料の配布ができないなど、セキュリティの問題も担当者の頭を悩ませている。

　そこで注目したいのが、会議資料をデジタル化して一元管理を容易にする「ペーパーレス会議システム」だ。暗号化された資料をクラウド上で管理することで、クライアント端末にデータを残す必要がなくなるため、これまで個人任せの管理で懸念されていた情報漏えいのリスクを軽減。さらにアクセス権の設定により、秘匿性の高い情報は経営層にのみ公開するようにできるなど、適切な情報統制も実現する。

　その他にも、既存システムと連携して資料の更新・修正を楽にしたり、過去資料を簡単に検索できるようにしたりするなど、安全かつ効率的な資料管理を実現する同システム。本資料では、オリンパスをはじめ3社の導入事例も紹介しているので、自社における活用のヒントとしてほしい。