テレワーク下でも事業を止めない、ぐるなびに学ぶ「電子契約」導入／運用の秘訣

　業務効率化やコスト削減をはじめ、さまざまな効果が期待できる「電子契約」。中でも近年は、テレワーク時の“ハンコ出社”をなくせる他、BCP対策の強化にもつながることから、いっそう導入が広がっている。そんな中、電子契約を早くから導入し、コロナ下の混乱にもスムーズに対応したのが、飲食店の検索／予約サイトを運営する「ぐるなび」だ。

　同社では2018年から電子契約を活用していたが、当初は電子契約で締結した契約書をわざわざ印刷して事務フローに乗せる、というアナログ的な使い方をしている部署もあった他、一般の認知度が低く、顧客への提案がうまくいかないこともあった。それでもフローを改善しながら、社内ポータル上に使い方ガイドを用意するなどの工夫を凝らし、電子契約の浸透を図ったという。

　こうして営業スタッフ全員が電子契約を使える状態にし、決裁者が締結をオンラインで行える環境を作ったことで、事業やワークフローを止めず、スムーズにテレワークへ移行できたという。本資料では同社の事例を基に、電子契約を取り巻く現状や、社内外に浸透させる運用のポイントなどを詳しく解説する。