電子契約“過渡期”の課題、混在する紙と電子の契約書を一元管理するには？

　テレワークの普及やDXの推進を背景に、電子契約の導入が加速している。しかし、紙ベースの契約書も多く残る“過渡期”の今、紙と電子が混在する契約書をどう管理すべきかが課題となっている。また昨今は電子帳簿保存法への対応も迫られており、どの書類が対象なのか、どう保存すればよいのか、といった不安を抱える企業も増えている。

　まず、紙で受領した契約書の場合、紙／スキャナーでの保存を任意に選べるが、電子データで受け取ったものは電子保存が義務化される。また、スキャナー保存すれば電子データに一本化できるが、訴訟上の証拠力が弱くなる他、印紙税法順守のためには結局原本が廃棄できないなどの課題もあるため、初めから紙の契約書を発生させない方法も検討すべきだろう。

　さらに、電子データの保存に関しても、メールでPDFが送られてきた場合、契約書を事前にデータで受領し郵送で後から書面が送られてきた場合などによって要件が異なる点も注意したい。本資料では、紙と電子データで受領した契約書それぞれの適切な保存方法と、改正電子帳簿保存法に対応した一元管理の方法について、詳しく解説する。