後回しにされがちな契約書管理、徹底するための2つのポイント

　契約プロセスのデジタル化が進む一方で、後回しにされがちなのが契約書の管理だ。これを徹底できなければ、顧客とのトラブルの際に違約金が発生したり、契約を一方的に解約されたりする可能性がある。また相手先に対して要望・権利を主張しにくくなる上、万が一紛失してしまえば、いざという時に会社を守れなくなる。

　こうした事態を回避するには、契約書の管理者と管理場所をあらかじめ決めておくことが重要だ。加えて、認識違いが起きないように管理ルールを明文化する必要もある。これらのステップを踏んだ上で、実際の業務フローに管理ルール・管理体制を組み込めば、適切なファイリングや台帳管理を継続できるようになる。

　とはいえ、紙の契約書を管理するには膨大な手間がかかるため、文書管理システムを活用して業務効率化を図りたいところだ。本資料では契約書管理の2つのポイントや、紙の契約書を電子管理するメリットについて解説する。併せて、作業の手間やばらつき、管理者の負担増など、契約書電子化に関する課題の解決策も提示している。