ペーパーレス化を成功させる上で最も重要なポイントとは？

　業務効率化やコスト削減、情報利活用の推進など、さまざまなメリットをもたらす「ペーパーレス化」。近年、BCP対策としての成果も発揮しており、ペーパーレス化の動きはますます加速している。しかし、ペーパーレス化のメリットを感じている企業がある一方、紙文書の電子化や文書管理システムの導入だけにとどまり、十分な成果が得られていない企業も多い。

　その要因として、“前準備の不足”が挙げられる。前準備は、「現状の把握」「目的の明確化」「管理体制／ルールの構築」という3つのステップから成り立っているが、ここで自社が抱える現状の課題を把握した上で、ペーパーレス化の取り組みを進めていく。この前準備をしっかり行えば、資料を探す工程や保管コストの削減、書類紛失リスクをなくすといった、さまざまなメリットにつながる。

　本資料では、ペーパーレス化による4つのメリットや成果を挙げるためのポイントを解説するとともに、実際に「保管文書ゼロ」に取り組んだ企業の事例を紹介している。併せて、前準備からシステムの導入サポートまで行うソリューションも紹介しているので、これからペーパーレス化に取り組む企業はぜひ参考にしてほしい。