ワークフローシステム導入をスムーズに進める、プロセス定義の5つのステップ

　業務の効率化や内部統制の強化を図るべく、多くの企業が活用するワークフローシステム。適切なシステムを導入することで多くのメリットが得られるが、いざ導入しようとなると「手順が分からない」「どのシステムがよいのか分からない」などの理由から、なかなか前に進められずにいる企業は少なくない。

　ワークフローシステム導入をスムーズに進めるためにまず実践したいのが、自社に関するプロセスの定義だ。具体的には、「タスクとアクティビティーの識別」「タスク間の依存関係の決定」「承認フローの設計」「タスク完了後のアクションの定義」を行い、その上でシステムの選定を進めることが望ましい。機能性や使いやすさ、コストといった項目の他にも、拡張性や他システムとの連携性、セキュリティも考慮して製品を検討する必要がある。

　本資料では、ワークフローの導入前に行いたいプロセス定義の各ステップや製品選定の評価基準について、1つ1つ解説する。また、導入計画を立てる際のベストプラクティスも紹介しているので、ぜひ参考にしてほしい。